Geçen yıl tam 150 arkadaşıma bilmeyerek bir maili karbon kopya olarak göndermişim. Bu e-posta etiği için çok kötü bir başlangıç oldu. Ben de dahil olmak üzere çoğumuz maalesef e-posta programlarını iyi kullanmayı bilmiyoruz. Gönderen kısmını ve içerik kısmını yarım yamalak doldurmakla iş bitti zannediyoruz halbuki bu şekilde e-posta göndererek hem karşı tarafı mutsuz ediyoruz hem de komik duruma düşüyoruz. Bunu engellemek için bir yazı yazmayı gerekli buldum. Yazının pdf şeklinde çıktısını buradan indirebilirsiniz.

CC mi BCC mi?

CC, Carbon Copy (Karbon Kopya) nın karşılığıdır. Bu özelliği aynı anda birçok insana e-posta gönderirken kullanırız ama gönderdiğimiz kişiler birbirlerini tanımıyorlarsa bu uygun bir yöntem değildir.

Düşünsenize yakın bir arkadaşınız 50 tane tanımadığınız insana telefonunuzu veriyor ve bu insanlar bir anda sizi aramaya başlıyorlar. Siz de birinin sizin telefonun numaranızı izinsiz bir şekilde dağıttığını öğrenince deliye dönmez misiniz?

Daha kötüsü bu 50 kişi içinde telefon pazarlamacısı veya sapıkların olmasıdır. Aynı şey e-posta için de geçerlidir. Kısaca kimsenin e-posta adresinizi dağıtmaya hakkı yoktur!

Çoğu insan benim gibi bir adet e-posta adresine sahiptir, bazıları ise birden fazlasına sahip olabiliyor. Bu onlara özel ve umumi bir ayrım şansı tanıyor. Bu yöntemi deneyebilirsiniz ama ben istenmeyen mesaj kontrolünün çok başarılı olduğu şu günlerde bunun gereksiz olduğunu düşünüyorum.

Öyleyse birbirini tanımayan insanlara gönderilecek olan çoklu iletileri göndermek için doğru yol nedir?

BCC, Blind Carbon Copy (Kör Karbon Kopya) nın karşılığıdır. E-postalarınızı gönderirken bu yolu seçerseniz gönderdiğiniz kişiler birbirlerinin adreslerini görmezler. BBC yerine CC kullanmanızın tek sebebi gönderdiğiniz postanın başka kimlere gönderildiğini bildirmek istemeniz olabilir.

Alıntılama: Nedir ki bu?

Bir e-postayı gönderdiğinizde alıcılar hemen cevap vermeyebilirler veya siz de veremeyebilirsiniz. Aradan bir süre geçtikten sonra gönderici kişi konuyla ilgisini tamamen kesmiş olabilir. Bu durumda gönderdiği maile cevaben yeni boş bir mail atmanız yanlış bir seçenektir. Bunun yerine e-posta gönderdiğiniz programdaki cevapla tuşunu kullanın, program sizin için önceki metni alıntılayacaktır. Aksi halde alıcı ne hakkında mesaj gönderdiğinizden emin olamayabilir.

Alıntılama işini çok abartanlar var, genelde e-posta yönlendirmeyi çok seven arkadaşlarımız bu hataya çok düşüyor. Güzel bir örneği için şu adresteki görseli incelemenizi tavsiye ederim. Birincisinde siz bir mail yönlendirirken, ikincisinde ise anneniz yönlendirirken! Lütfen alıntı yaparken aşırıya kaçmayın ve alıntılama yaparken gönderilen kısmında BBC kullanın, kullandırın. Unutmayın yönlendirilmiş postalar spam yapan insanları  sevindirir ve daha çok insanın e-posta adresine ulaşmalarını sağlar. Yönlendir tuşuna basmadan önce e-postanın kaçıncı kez yönlendirildiğini kontrol edin. Üçten fazla yeniden yönlendirilmiş mesajı ayıklamak ve metni bulmak gerçekten zaman alıcı bir iştir. Özellikle saniyelerin önemli olduğu şu günlerde…

Uzun Metinler Yollamak

Uzun bir metni veya yazıyı yollarken e-posta programınızın içine direk yapıştırmayın. Bunun yerine metni bir kelime işlem programına yapıştırın ve dosya halinde yollayın. Eğer yazı bir web sayfası içinde ise yazının bağlantısını yollamanız yeterlidir. Böylece asıl söylemek istediğiniz şey e-posta metni içinde, okunması karşı tarafın insiyatifinde kalan bölge ise dışarıda kalır.

Nezaket Kuralları

• Mesaja selamla başlamak ve esenlikler dileyerek bitirmek güzeldir.
• Metni göndermeden önce bir kez daha okuyun ve komik duruma düşmeyin.
• Uzun cümlelerden kaçının
• Tamamı büyük harflerden oluşan bir metni göndermeyin, yanlış anlaşılmalara yol açabilir.
• Tebrik ve iltifat mesajları e-posta ile gönderilebilir ama kesinlikle ve kesinlikle hatalarınızı e-posta ile düzeltmeye çalışmayın, af dilemeyin. Kaba ve işe yaramaz bir metodtur. Bunun yerine kişiyle  yüzyüze konuşun veya telefon açın.

Gereksiz Mesajlardan Korunmak

İki adet e-posta adresi kullanarak gereksiz e-postadan kaçınmak zordur. Çok güvendiğiniz bir arkadaşınızın veya web sayfasının e-posta adresinizi ifşa etmesi mümkündür. Bu yüzden bu konuyu çok düşünmeyin Gmail gibi gereksiz postaları iyi ayıklayan bir e-posta programı kullanın. Her e-posta listesine üye olmayın ve (bence) kesinlikle bankalara e-posta adresinizi vermeyin. Yine bence bu yazının bağlantısını sevdiklerinize göndererek işe başlayın.

Son olarak; kurallara uyularak gönderilmiş bir e-posta karşınızdaki insana değer verdiğinizi gösterir. Sevdiklerinizi üzmeyin.